档案管理系统

专职档案员操作手册

第一章 系统主页

前置条件：浏览器推荐使用谷歌内核浏览器、IE11版本以上浏览器。

打开系统登录界面后，见图11-1：

图11-1

1.1系统登录

输入用户名、密码，点击【登录】按钮，进入系统首页，见图11-2：

图11-2

1.2账户信息

点击首页右上方的【用户姓名】-【个人信息】，可进行用户信息修改。见图11-3、图11-4：

图11-3

图11-4

可通过验证原密码的方式来修改新密码，输入的新密码校验通过后，输入二次确认密码，保存后修改为当前新输入的密码。见图11-5：

图11-5

1.3系统退出

点击首页右上方的【用户姓名】-【安全退出】，系统将注销当前用户并返回登录页面；或直接关闭网页浏览器系统也将注销当前用户，见图11-6。

图11-6

1.4界面显示

系统设置方式为点击菜单自动打开新的标签页面，可以多个标签页面叠加显示，以方便多种操作的切换。见图11-7：

图11-7

右侧的标签选项下拉按钮可以选择【关闭所有】标签页，或者【关闭其他】除当前页面的所有标签页。见图11-8：

图11-8

1.5主要工作统计

通过主页的统计界面可以直接获悉部门的工作推进及目前状况，见图11-9；

图11-9

1.6全屏操作

点击上方主菜单栏的【全屏】按钮，即可实现全屏预览操作，点击键盘上ESC按键可以返回。见图11-10：

图11-10

1.7队列任务

点击首页右上方的“用户姓名->队列任务”，打开队列任务页面，可查看文件下载状态。见图11-11、图11-12：

图11-11

图11-12

1.8提交使用评价

点击首页右上方的按钮，打开评价内容填写页面，填写的评价信息在评价管理中可查看。见图11-13、图11-14：

图11-13

图11-14

第二章 个人办公

审核流程，见图11-15

图11-15

点击左侧导航栏上的【个人办公】可以看到审批流程等相关消息，包括我的申请、我的待办、我的已办、常用工具。见图11-16：

图11-16

2.1我的申请

点击【个人中心】-【我的申请】按钮即可进入我的申请页面，我的申请主要是集中存放申请记录的地方。见图11-17：

图11-17

当想查看当前申请单的详情时，点击【操作】栏中的【申请详情】按钮，进入申请详情页面，即可查看详情状态、档案明细、流程审批进度历史等信息，见图11-18。

图11-18

2.1.1.撤回申请

在我的申请页面，在结果为【处理中】的申请记录后点击【撤回申请】按钮，弹出确认撤回对话框，输入撤回原因，点击【提交】按钮，即可完成撤回操作；点击【取消】按钮，即可取消撤回操作，见图11-19。

图11-19

2.1.2.重新申请

在我的申请页面，在结果为【已驳回】和【未提交】的申请记录后点击【重新申请】按钮，弹出提交申请对话框，选择审批人、优先级，点击【提交】按钮，即可完成提交申请操作；点击【取消】按钮，即可取消提交申请操作，见图11-20。

图11-20

2.2我的待办

点击【个人中心】-【我的待办】按钮可以弹出我的待办的页面，可以轻松查看自己待办的申请记录。见图11-21：

图11-21

2.2.1.查看详情

在【我的待办】页面，点击【申请详情】按钮，进入申请详情页面，即可查看详情状态、档案明细、流程审批进度历史等信息，也可以进行关闭、通过、驳回等的操作，见图11-22。

图11-22

2.2.2.通过申请

在申请单详情页面，点击【通过】按钮，弹出审批通过对话框，填入审批意见，选择下一个审批人，点击【提交】按钮，即可完成通过申请操作；点击【取消】按钮，即可取消通过申请操作，见图11-23：

图11-23

2.2.3.驳回申请

在申请单详情页面，点击【驳回】按钮，弹出审批驳回对话框，填入审批意见，选择驳回至发起人，点击【提交】按钮，即可完成驳回申请操作；点击【取消】按钮，即可取消驳回申请操作，见图11-24。

图11-24

2.2.4.批量通过

在【我的待办】页面选择要通过的申请记录，点击【批量通过】按钮，弹出确认通过对话框，点击【确定】按钮，即可批量通过勾选的申请记录；点击【取消】按钮，即可取消批量通过的操作，见图11-25。

图11-25

2.2.5.批量驳回

在【我的待办】页面选择要驳回的申请记录，点击【批量驳回】按钮，弹出确认通过对话框，点击【确定】按钮，即可批量驳回勾选的申请记录；点击【取消】按钮，即可取消批量驳回的操作，见图11-26。

图11-26

2.3我的已办

点击【个人中心】-【我的已办】按钮可以弹出我的已办的页面，可以轻松查看自己已办的申请记录。见图11-27：

图11-27

2.3.1.查看详情

在【我的已办】页面，点击操作中的【申请详情】按钮，进入申请详情页面，即可查看详情状态、档案明细、流程审批进度历史等信息，见图11-28。

图11-28

2.3.2.删除申请

在【我的已办】页面，点击申请记录后的【删除】按钮，弹出确认删除对话框，点击【确定】按钮，即可完成删除操作；点击【取消】按钮，即可取消删除操作，见图11-29。

图11-29

2.3.3.批量删除

在【我的已办】页面选择要删除的申请记录，点击【批量删除】按钮，弹出确认通过对话框，点击【确定】按钮，即可批量删除勾选的申请记录；点击【取消】按钮，即可取消批量删除的操作，见图11-30。

图11-30

2.4常用工具

常用工具中，提供了PDF拆分、PDF转换尺寸、Word转PDF、图片转PDF、PDF签章、OCR识别等功能，见图11-31。

图11-31

第三章 档案管理

3.1档案管理库

档案库是档案管理利用的最终库，是由整理库归档过来的档案案卷。此管理库除了保存最终的档案案卷外，还提供对外的查询、利用等功能。点击左边主菜单上的【档案管理库】，可看到对应的库节点（点击库节点可查看库节点下所有档案数据），点击下方的标签节点，即可查看对应的档案条目。见图11-32：

图11-32

3.1.1.查询

点击档案库上方菜单上的【查询】按钮，可以选择相关字段或多字段筛选查询结果，并可以增加查询条件。见图11-33：

图11-33

例如：筛选出【归档单位】为【档案馆】（或包含【档案馆】）的档案条目数据，点击第一组中的选择项下拉选中【归档单位】，条件关系选择【包含】或【=】（【包含】即数据中包含此输入项，【=】即数据等于此输入项），右侧输入项填写【档案馆】，完成后点击右侧的【搜索】按钮进行查看。若有多个条件，可在第二行选择【并且】或者【或者】，【并且】表示多个条件同时满足可查询到，【或者】表示两个条件满足一个即可查询到。

若需要重新编写，可点击右侧【重置】按钮清空搜索，见图11-34、图11-35、图11-36。

图11- 34

若无需搜索，可重置后再次点击【查询】按钮。收回多功能搜索框。

图11-35

图中框出右上角的按钮依次为【快速检索】、【刷新】、【重置】，点击【快速检索】，输入后按下电脑回车键，可进行快速检索。点击【刷新】按钮可刷新此页面，点击【重置】按钮可清除搜索条件或快速检索中的值，并刷新数据页面。

图11-36

附加：左侧选择框为选择档案字段，中间选择框为查询字段与查询内容的关系，右侧字段是查询内容；

其中【包含】指的是右侧输入的内容包含在档案条目的字段值里；例如左侧选择【档号】，中间选择【包含】，右侧输入【2022】，即搜索档号中包含2022的档案条目；

同理，【不包含】指的是右侧输入的内容不包含在档案条目的字段值里；

【为空】指的是查询左侧选择的档案字段内容为空的档案条目，例如左侧选择【备注】，中间选择【为空】，即查询备注不为空的数据（选择为空时，右侧无需再输入查询内容值）；

同理，【非空】指的是查询左侧选择的档案字段内容不为空的档案条目（选择非空时，右侧无需再输入查询内容值）；

【=】指的是精准查询，右侧输入的内容等于档案条目的字段值；例如左侧选择【年度】，中间选择【=】，右侧输入【2022】，即搜索年度等于2022的档案条目；

同理，【!=】指的是精准查询，右侧输入的内容不等于档案条目的字段值；

【<】、【<=】、【>】、【>=】指的是区间查询，左侧选择【年度】，中间选择【<】，右侧输入【2022】，即搜索年度小于2022的档案条目，其他同理。

3.1.2.添加条目

3.1.2.1.新增档案条目

此功能用于在预立卷中新增档案条目，到对应的档案节点或标签的预立卷下，点击【新增】按钮即可弹出新增条目界面，完善其相关信息后点击【保存】按钮即可实现添加案卷操作。对于所选择插入点的案卷以下档号对应规则上均“+1”（没有编写档号规则的除外）。

【保存并新增下一条】按钮功能即无需保存后重新点击【新增】按钮弹出新增条目界面，直接保存后继续弹出空白界面进行输入。

【保存并复制至下一条】按钮功能即保存此条档案条目数据后，将前一条的数据回传至下一条中，修改部分数据可直接进行保存。

【保存并添加卷内】按钮功能即在保存档案条目数据后，跳转至本条档案的卷内，并打开卷内的新增卷内条目页面，见图11-38。

图11-37

图11-38

点击下图中按钮可查看案卷对应的卷内，悬浮于上可查看对应案卷的卷内数量，见图11-39。

图11-39

【卷内目录】页签下即所有卷内条目，查询功能同上，见图11-40。

图11-40

3.1.2.2.新增卷内条目

当需要在案卷条目中加入卷内条目，点击对应的案卷条目所在行的操作栏中的【查看卷内】按钮，进入案卷对应的卷内目录，见图11-41。

图11-41

点击其中的【新增】按钮，打开新增卷内条目表单，填写对应的序号和其他卷内条目数据。点击【保存】按钮卷内保存后退出。

【保存卷内并新增下一条】按钮功能即保存此条卷内后打开新增一条卷内数据。

【保存卷内并复制至下一条】按钮功能即保存并复制此条卷内，用于新增一条相似卷内数据，见图11-42.图11-43。

图11-42

图11-43

3.1.3.编辑条目

3.1.3.1.编辑案卷条目

此功能用于在修改指定的档案条目，选择要修改的案卷，点击【编辑】按钮即可弹出编辑界面，完善其相关信息后点击保存即实现案卷修改操作，见图11-44。

图11-44

3.1.3.2.编辑卷内条目

此功能用于修改指定的卷内条目，（在对应案卷的卷内目录下或卷内目录下）选择要修改的卷内条目，点击【编辑】按钮即可弹出编辑界面，完善其相关信息后点击保存即实现卷内条目修改操作，见图11-45、图11-46。

图11-45

图11-46

3.1.4.删除条目

3.1.4.1.删除案卷条目

此功能用于删除指定的档案条目，选择要删除的案卷，点击【删除】按钮，即可弹出删除对话框，点击【确定】按钮，即实现案卷删除操作，见图11-47。

图11-47

3.1.4.2.删除卷内条目

此功能用于删除指定的卷内条目，（在对应案卷的卷内目录下或卷内目录下）选择要删除的卷内，点击【删除】按钮，即可弹出删除对话框，点击【确定】按钮，即实现卷内删除操作，见图11-48。

图11-48

3.1.5.导入

导入分为导入案卷、导入案卷+卷内和导入卷内，在预立卷案卷目录的功能菜单中点击【导入】按钮，可以导入外部整理好的案卷数据(或案卷数据+卷内数据)，卷内目录下的功能菜单中点击【导入】按钮，可以导入外部整理好的卷内数据，见图11-49：

图11-49

3.1.5.1.导入案卷

点击【导入】按钮，选择【导入条目】，先下载模板，将数据整理至模板中，导入案卷为单个sheet，见图11-50。

图11-50

再将整理好的文件上传，点击【上传文件】按钮，进入【校验字段】页面，其中包括字段名（系统中字段名），Excel标题名（Excel中表头），导入类型（导入类型分为常规(默认)和原始值，若常规值在系统中有对应的词典数据，将转换后存入数据库中，若选择原始值，将把字段对应的值直接存入数据库中）将Excel中与系统中的字段进行匹配，确认后点击【执行导入】按钮进行导入。当进度条为绿色时，表示导入已成功，可点击【关闭】按钮关闭若导入数据在系统中已存在，会提示数据重复。见图11-51、图11-52、图11-53、图11-54、图11-55：

图11-51

图11-52

图11-53

图11-54

图11-55

3.1.5.2.导入案卷+卷内

点击【导入】按钮，选择【导入条目（案卷+卷内）】，先下载模板，将数据整理至模板中，导入案卷+卷内为两个sheet，第一个sheet为案卷信息，第二个sheet为卷内信息（第二个sheet中对应的唯一字段信息项需要在第一个中有值对应（例如档号）），见图11-56。

图11-56

再将整理好的文件上传，点击【上传文件】按钮，进入【校验字段】页面，其中包括案卷目录和卷内目录，需要分别对应两个页签下的：字段名（系统中字段名），Excel标题名（Excel中表头），导入类型（导入类型分为常规(默认)和原始值，若常规值在系统中有对应的词典数据，将转换后存入数据库中，若选择原始值，将把字段对应的值直接存入数据库中）将Excel中与系统中的字段进行匹配，确认后点击【执行导入】按钮进行导入。当进度条为绿色时，表示导入已成功，可点击【关闭】按钮关闭若导入数据在系统中已存在，会提示数据重复（效果同上）。见图11-57、图11-58：

图11-57

图11-58

3.1.5.3.导入卷内

卷内目录导入区分是否根据分类自动生成序号。（仅在卷内目录页签下），见图11-59

图11-59

若案卷目录对应的卷内目录的大批量数据已导入，需要在原来的基础上继续补充部分卷内目录，在卷内目录目录下，点击【导入】按钮，选择【导入条目】，导入是否根据分类自动生成序号选择是，先下载模板，将数据整理至模板中，导入的卷内文件为单个sheet（对应案卷目录的字段必填，类号必填，其他字段可修改限制是否必填）。其中导入的卷内目录中，类号必填（类号：【分类名称】-【序号】）（其中分类名称部分必须精准，序号部分可填入较大数据，例如01-500），由系统自动查询当前分类名称下最大序号并+1，后台重新修改类号，并拆分生成分类名称和序号。

在卷内目录下，点击【导入】按钮，选择【导入条目】，先下载模板，将数据整理至模板中，导入的卷内文件为单个sheet，见图11-60、图11-61。

图11-60

图11-61

3.1.5.5.导入批次查询

点击“导入”按钮，选择导入批次查询，即可查看导入条目的操作情况，点击查看按钮，可查看当前导入的条目信息。见图11-63：

图11-63

3.1.6.打印

此功能主要用于打印档案的案卷目录、案卷封面、案卷移交目录、归档文件目录等。选中需要打印的案卷，并点击上方菜单上的【打印】按钮，选中需要打印的目录项即可打印（打印目录可配置）。见图11-64、图11-65：

图11-64

图11-65

3.1.7.批量修改

该功能用于对部门归档档案的批量修改，包括上传压缩包、数据批量修改、原文批量删除、原文批量挂接及批量下档号等。可以先批量选择对应的著录件或卷，点击【批处理】按钮选择对应的操作即可。见图11-66：

图11-66

3.1.7.1.批量上传

针对已经整理好的案卷可以批量上传完成立卷，此功能支持识别文件夹名做卷名文件名做卷内名称。点击【批处理】-【上传压缩包】选择整理好的压缩包确认即可。见图11-67：

图11-67

3.1.7.2.原文批量挂接

针对已经数字化的纸质档案可以通过命名规则做原文的批量挂接。挂接分为案卷目录挂接和卷内目录挂接，分别在案卷目录页签下和在卷内目录下点击【批处理】-【原文批量挂接】。

当挂接案卷的文件时，先在预立卷的案卷目录页签下按照条件筛选，勾选需要进行挂接的档案条目，点击【批处理】-【原文批量挂接】，跳出批量挂接表单，选择其匹配字段、挂接方式匹配方式和数据预处理方式，点击【开始挂接】即可实现自动批量挂接。（若需分批次挂接，请将原文先整理成多个文件夹，再依据子文件夹路径依次进行挂接），见图11-68

图11-68

其中文件名对应匹配规则字段为档案的相关数据，例如案卷目录文件名为【档号】，则在匹配字段中选择对应的字段【档号】，见图11-69；

图11-69

当挂接卷内目录的文件时，先在预立卷的卷内目录页签下按照条件筛选，勾选需要进行挂接的卷内条目，点击【批处理】-【原文批量挂接】，跳出批量挂接表单，选择其匹配字段、挂接方式匹配方式和数据预处理方式，点击【开始挂接】即可实现自动批量挂接。（若需分批次挂接，请将原文先整理成多个文件夹，再依据子文件夹路径依次进行挂接）

若文件名包含有多个字段，可按照规则选择中间的连接符，例如卷内文件为“档号-类号-流水号”，则在匹配字段中依次选择对应的字段【档号】、【类号】、【文件序号（无意义）】（可多选），右侧选择中间连接符【-】，见图11-70。

图11-70

选择挂接方式为【上传挂接】时，需要将文件上传至左侧框中，成功后显示在右侧的【待上传文件列表】中（若开启文件夹上传，则在上传文件框中选定文件夹，确认后，文件夹内待上传文件在右侧列表中显示），见图11-71。

图11-71

当挂接方式选择【服务器挂接】或【FTP挂接】时，需要填写目标路径，见图11-72，例如：/archive-file/upload/xxxxx。

图11-72

使用服务器挂接时需要将文件先传至服务器/archive-file/upload文件夹下方。

操作如下：

打开工具WinSCP，输入对应的主机名、端口号、用户名和密码后登录，成功后，右侧为服务器路径文件夹，左侧为本机电脑。点击图中按钮服务器路径可直接退回到根节点，找到对应根节点下的archive-file文件夹，双击进入文件夹后创建或找到对应的上传文件夹。在左侧个人电脑中找到对应的文件夹，右击点击上传中的上传，出现上传路径（前面已找好，可直接确定进行上传），见图11-73、图11-74、11-75

图11-73

图11-74

图11-75

当匹配方式为一对一时，匹配规则字段与待上传文件名一一对应；当选择条目、文件多对一时，多个条目（匹配规则字段）对应一个文件；当选择条目、文件一对多时，多个文件对应一个条目（匹配规则字段）。

当数据预处理选择【追加挂接】时，直接在匹配的条目上进行原文挂接；当选择【清除旧挂接原文后挂接】时，会删除对应条目中所有挂接的原文，再将新文件挂接至条目中；当选择【清除旧原文后挂接】时，会删除对应条目中所有原文，再将文件挂接至条目中。选择好上述挂接规则后（匹配规则字段，挂接方式，目标路径（服务器挂接时必填），匹配方式，数据预处理），点击【开始挂接】进行挂接，见图11-76。

图11-76

3.1.7.3.原文批量删除

针对原文批量挂接出现错误的可以选择对应挂接出错的案卷，点击【批处理】-【原文批量删除】即可把挂接错误的原文批量删除，从而方便重新挂接（谨慎操作），见图11-77。

图11-77

3.1.7.4.数据批量修改

若一批数据的字段需要一起更新，则勾选这批数据后点击【批处理】-【数据批量修改】，出现批量修改表单，选择修改字段和修改后的值后，点击【保存】按钮进行保存，点击【取消】按钮取消修改，见图11-78。

图11-78

3.1.7.5.批量更改类目

若同一个节点下的子标签中，某个子标签节点中的类目的位置添加到了另一个子标签类目下方，可勾选这批数据，点击【批处理】-【批量更改类目】，选择对应需要调整的类目，点击【保存】按钮进行类目更改，见图11-79。

图11-79

3.1.7.6.批量生成档号

若数据还未生成档号，则勾选后点击【批处理】-【批量生成档号】，按照档号生成规则填写对应的信息（其中案卷号一般填写为这批数据的起始案卷号），点击【批量生成档号】后台拼接并存入，见图11-80。

图11-80

3.1.7.7.批量生成卷内

若案卷还未生成卷内，则勾选后点击【批处理】-【批量生成卷内】，将整理好的卷内数据上传，选择是否匹配字段，点击上传并生成卷内按钮，即可生成卷内数据至对应案卷里，见图11-81。

图11-81

3.1.7.8.批量下载文件

如需要下载多条案卷数据，则勾选需要下载的案卷数据，点击【批处理】-【批量下载文件】，选择需要下载的字段，选择文件命名方式，点击执行下载任务，即可在队列任务中查看下载的数据，见图11-82。

图11-82

3.1.8.原文上传

在档案管理库页面，点击指定的档案库，在对应的档号前，点击【原文上传】按钮，弹出原文上传对话框，可以上传本地文件。（50M以内的文件可使用【普通上传】，超过大小的文件可点击【超大文件上传】页签，进行大文件上传），见图11-83、图11-84

图11-83

图11-84

3.1.9.原文预览

在档案管理库页面，点击指定的档案库，在对应的档号前，点击【原文预览】按钮，进入原文预览页面，见图11-85。

图11-85

多页的可以点击左上角的菜单按钮，即可展示原文列表，点击对应的文件，即可预览文件内容，见图11-86。

图11-86

3.1.10.组卷

图11-87

3.1.10.1.装盒

将整理好的案卷进行装盒，选中需装盒的档案，点击【卷盒管理】中的【装盒】按钮，跳出选择盒号表单页面，先选择左侧对应需要保存的库房，再选择档案对应需要存放的货架位置，最后选择档案盒盒号，点击【保存】进行装盒，见图11-91、图11-92。

图11-91

图11-92

3.1.10.2.拆盒

选中需要拆盒的档案，点击【卷盒管理】中的【拆盒】按钮，跳出提示清除案卷与盒号的关联，并清除盒号数据，见图11-93、图11-94。

图11-93

图11-94

3.1.11.导出

3.1.11.1导出条目

若系统中的数据需要导出为excel时，先筛选并勾选需要导出的部分档案数据，再点击功能中的“导出”-“导出条目”进行导出，案卷和卷内档案条目需要分开导出，案卷档案条目在案卷目录下导出，卷内档案条目在卷内目录下导出，选择需要导出的字段，点击确定导出按钮，即可导出勾选的档案数据，文件格式为XLSX格式，见图11-98、图11-99。

图11-98

图11-99

3.1.12.插入

插入功能可分为在此处之前插入和在此处之后插入。（前提条件：库结构管理中已配置字段排序）

①案卷目录插入：

当有部分案卷信息中间案卷号（序号）对应的数据遗漏时，例如案卷号为2的档案数据遗漏，目前对应案卷号为2的档案信息实际为案卷号为3的数据，且后续档案号已全部著录完成，可勾选遗漏数据的前一项，选择功能中的【插入】，插入方式选择【在此处之后插入】。

也可勾选遗漏数据的后一项，选择功能中的【插入】，插入方式选择【在此处之前插入】。填写内容后保存，其后续数据案卷号发生改变，见图11-101、图11-102。

图11-101

图11-102

②卷内目录插入（需要在案卷目录条目对应的卷内使用）

当有部分卷内目录中间类号对应的数据遗漏时，可勾选遗漏数据的前一项，选择功能中的【插入】，插入方式选择【在此处之后插入】。

也可勾选遗漏数据的后一项，选择功能中的【插入】，插入方式选择【在此处之前插入】。填写内容后保存，其后续数据类号发生改变，见图11-103

、图11-104、图11-105。

图11-103

图11-104

图11-105

3.1.13.移动

单个勾选需要进行上下移动的档案条目，点击功能下的【移动】按钮，跳出移动方式选择表单，若上移，需要有对应比所选档案的“案卷号”(或“件号”)小的数据，若下移，需要有对应比所选档案的“案卷号”(或“件号”)大的数据（请务必保证当前页面是按照“案卷号”（或“件号”）排序），见图11-106、图11-107。

图11-106

图11-107

3.1.14.复制

复制操作表示以当前选中数据为模板，生成最大“案卷号”或“件号”加1的档案数据，见图11-108、图11-109。

图11-108

图11-109

3.1.15.移除

当著录的案卷目录下的内容中发现有不需要的条目，可单个勾选后点击功能中的【移除】按钮，二次确认后，若出现其后续数据“案卷号”或“件号”是连续的，那么这组连续数据的“案卷号”或“件号”数值减小1，见图11-110、图11-111。

图11-110

图11-111

3.1.16.回收站

删除的数据在回收站中可查看，勾选后点击【还原】按钮可还原至档案条目中，见图11-112。

图11-112

3.1.17移交归档

将预立卷/整理库下的档案整理完成后，将档案数据进行提交审核入库操作

3.1.17.1提交审核

勾选状态为待归档的档案条目，点击“移交归档”-“移交审核”按钮，打开提交审核页面，选择审批人，点击提交按钮，此时档案条目的状态为待审核。如下图：

3.1.17.2通过审核

勾选档案条目状态为待审核的数据，点击“移交归档”-“通过”按钮，打开审核通过表单，输入审核意见，点击审核通过按钮，此时档案条目变为已审核。如下图：

3.1.17.3驳回审核

勾选档案条目状态为待审核的数据，点击“移交归档”-“驳回”按钮，打开驳回表单，输入驳回意见，点击驳回按钮，此时档案条目变为已驳回，驳回的档案条目整理后可重新提交审核，通过后的档案可直接入库（若需要进一步审核，则提交入库，审核人员进行审核入库）。具体日志在档案条目所在行双击打开，切换至日志页签下查看。

如下图：

3.1.17.4提交入库

勾选状态为待归档的档案条目，点击“移交归档”-“提交入库”按钮，打开提交入库审核页面，点击提交按钮，此时档案条目的状态为待入库。如下图：

3.1.17.5审核入库

勾选状态为待入库的档案条目，点击“移交归档”-“审核入库”按钮，打开审核入库审核页面，选择审核状态（选择审核状态为通过，则状态改为已归档；选择审核状态为驳回，则状态改为已驳回，可重新提交审核入库），点击提交按钮，此时档案条目的状态为已归档。如下图：

3.1.17.6直接入库

选择需要直接入库的档案条目，点击“移交归档”-“直接入库”按钮，打开直接入库审核页面，点击直接入库按钮，此时档案条目的状态为已归档。（注：档案条目直接入库的权限需配置方可操作）如下图：

3.1.18数据检查

3.1.18.1查重

选择并勾选需要核查的档案条目，点击功能中的“数据检查”-“查重”，选择查重的字段，点击查重按钮，即可核查出选择的字段内容中是否有重复的数据，查重结果在当前页面可查看。如下图：

3.1.18.2查漏

选择并勾选需要核查的档案条目，点击功能中的“数据检查”-“查漏”，默认查漏的字段为档号，点击查漏按钮，即可核查出选择的条目中是否有遗漏的数据，查漏结果在当前页面可查看。如下图：

3.2电子文件归档库

电子文件归档库中的数据是从档案系统与OA归档系统、学工系统、以及教务系统对接后推送过来的数据，功能按钮与档案管理库一致，如新增、编辑、删除、上传原文、移交归档、批量生成档号等功能，具体功能操作详见档案管理库中的新增、编辑、删除、上传原文和移动归档部分。如下图：

第四章 利用中心

4.1全文检索

全文检索主要是针对档案库中成型档案的搜索查询，全文检索是一种模糊查询可以根据关键词做对应查询检索，点击导航栏上的【利用中心】-【全文检索】按钮即可打开全文检索界面，如下图：

4.1.1.批量下载文件

在全文检索中，可依据关键词快速查询相关档案数据，首先依据档案数据类型切换页签（案卷+文件、卷内、全部）。在下方的列表中勾选需要批量下载文件的相关档案，点击上方的【批量下载文件】按钮进行批量下载。

下载任务在右上角人员名称下的【队列任务】中查看，当状态为【执行成功】时，点击右侧操作栏中的【下载】按钮进行文件下载。

下载成功后，压缩包名称为当前队列任务的对象名称，压缩包中档案的文件夹由各个档案的【档号】-【案卷题名】组成。

4.1.2.档案借阅

当借阅用户需要借阅档案，则点击【利用中心】-【全文检索】进入检索页面。

在搜索框中输入需要借阅的相关档案信息，点击【检索】按钮进行查询，点击需借阅的档案信息左侧的功能按钮-【加入借阅】（可多选一起借阅），将需借阅的案卷信息存入待借阅框中，点击【借阅】按钮打开借阅申请页面，填写对应的字段信息：借阅方式、利用目的、利用形式以及借阅时长（其他字段将自动填入）。（实物借阅不可单独借卷内，有电子文件的档案需和其他同样有电子文件的档案一起借阅，不含电子原文的一起借阅，不可混合借阅（依据查询中的原文数量判断是否可电子借阅，若原文数量为0，则不可进行电子借阅），提示如下图所示）

提交审批后，可通过【档案借阅】-【我的借阅】中单据的申请详情查看当前审批信息。

4.2利用审批

在利用审批下，依据切换不同的状态页签，可查看不同状态的工单。

4.2.1.认领工单

在【待认领】页签下，有两种方式可进行工单认领：

方式一：在左侧勾选可认领的多个工单，点击右上角的【认领】按钮。

方式二：单个工单的认领点击右侧的操作栏中的【认领】按钮。可通过工单右侧的【详情】按钮先查看工单内容。进入工单详情页查看后，可点击右上角的【返回】返回利用审批页面。

工单认领后，订单状态从待认领变更为办理中，在办理中页签下查看办理中的工单

4.2.2.办理工单

在【办理中】页签下，点击【详情】查看工单详细内容（主要用于查看申请人填写的查档线索，以及上传的证明材料），在订单详情页面点击【查看】
按钮可查看申请人上传的材料和身份证正反面。如下图：

上传办理结果：

首先在订单详情页面，在档案检索中输入申请人姓名、学号、身份证号，或其他信息，检查在档案系统中是否有申请人需要查档的档案，若在档案系统中检索到，则点击【原文预览】按钮，进入原文预览页面，原文预览页面中，右侧是查档人填写的查档线索，用于核对查档人的信息，若需要对电子原文进行遮挡或签章，则点击原文预览页面上的【输入页码】图标，选择是否拆分文件，若需要拆分，则输入页码后点击【拆分文件，并进入签章页】，若不需要拆分，则直接点击【直接进入签章页】，进入到签章页面后，上面的按钮依次是【开启签章】、【保存至办理结果】、【清除签章】、【下载已签章文件】、【开启遮挡】，若已将文件遮挡好并盖章，就可以将处理好的文件上传至办理结果，提供给申请人利用下载。操作步骤如下图：

上传后可在订单详情中的办理结果中进行文件的预览和删除操作，若确认文件无误，点击申请人是否可见按钮，即可将文件发送给申请人进行下载利用。如下图：

将利用材料发送给申请人后，在订单详情页面，点击【通知领取】按钮，，并填写【意见反馈】通知用户领取上传的材料。点击【通知领取】按钮通知申请人领取后，订单状态变更为待领取

因学生填写的业务内容有误或其他原因（检索不到此学生的档案信息），需要拒绝订单，则点击【拒绝】按钮拒绝订单申请，填写拒绝理由，通过短信告知用户办理结果。已拒绝的订单在【已拒绝】页签下。如下图：

因其他原因，订单需转交其他人办理，点击【转办】按钮，选择转办人信息后点击【确认转办】按钮，订单就会到转办人的系统中。如下图：

4.2.3.待领取工单

办理成功通知用户领取的订单在【待认领（申请人）】页签下查看，可查看在订单办理后，用户还未领取材料的订单信息。若上传的材料有误，需要撤回，未领取的订单可勾选后点击【撤回】按钮重新办理，撤回的订单在【办理中】页签下查看。待领取的订单，若用户在申请端点击确认完成按钮，订单状态变更为已完成。如下图：

4.2.4.已完成工单

在【待领取】页签下，点击【确认完成】按钮后，订单在【已完成】页签下，可查看已办结的订单，点击订单后的【详情】可查看详细内容。如下图：

4.2.5.已拒绝工单

在【已拒绝】页签下，可查看已拒绝的工单，点击工单后的【详情】可查看详细内容。可勾选工单后点击【撤回】重新办理，撤回的工单在【办理中】页签下。

4.2.6.全部申请工单

在【全部申请】页签下，可查看所有的申请单信息。

第五章 库房管理

5.1档案盒管理

档案盒由密集架（【上架下架】处自动生成）生成，选择对应的库房分区后选择对应货架位置，可依据上架状态、装盒状态及盒号来查询盒信息。

5.1.1.下载二维码

选择需要打印的盒号数据，点击下载二维码按钮，可选择打包下载或排版下载，打包下载为多张图片打成ZIP包，排版下载为多个二维码生成在一个PDF中，按照尺寸排版。

其中排版下载有多个尺寸选项，可根据实际情况进行选择打印。

5.1.2.编辑

点击档案盒右侧的【编辑】按钮，跳出编辑档案盒表单，修改后点击【保存】按钮进行保存，点击【取消】取消修改。

5.1.3.删除

在需要删除的档案盒操作栏中点击【更多】下的【删除】按钮，跳出提示框，点击【确定】确认删除，点击【取消】取消删除。

5.1.4.预览

在想查看二维码的档案盒操作栏中，点击【更多】下的【预览】按钮，查看档案盒对应的二维码。

5.2库房结构

库房结构便于新增库房后预览密集架形成信息。密集架外形及内部结构如下图所示（外形上：红色数字代表档案盒存放总容量，蓝色数字代表已上架盒数。点击单个密集架可查看内部结构：红色代表密集架满，蓝色代表未满，黄色代表有借出档案）。

5.2.1.新增库房

添加主库房时，点击上方的加号按钮，跳出新增，填写数据后点击保存完成添加。（若主库房有对应的分区库房，可先不自动生成密集架，在新增分区库房的时候再选择自动生成密集架。）

添加分区库房时，需选择对应的主库房，可按照实际情况填写密集架组数、单排类型、起始编号、层数、阁数以及每阁宽度，选择自动生成密集架（注意：左面代码为A，右面代码为B，其他代码不认）。

5.2.2.修改库房信息

未有档案上架的库房可重新进行库房定义，修改后点击【保存修改】保存修改，不点击保存按钮则取消修改。

若未有档案上架的某个密集架数据需要修改，点击需修改的一侧密集架中的[设置]，按照需求修改其层数、每层阁数以及对应的每阁宽度，点击保存完成修改。（若修改后重新定义库房结构，此项修改将被覆盖）

5.2.3.删除库房

未有档案上架的库房可进行删除。

5.3上架下架

5.3.1.自动生成档案盒

档案盒由密集架处生成，选择对应的库房，点击右上角的【批量生成档案盒】，跳出表单，选择对应的背脊宽度后保存，后台执行后，在档案盒页面可在对应库房处查看生成的档案盒信息。

5.3.2.上架

选择对应的库房，点击需操作的一侧密集架，再选择密集架结构中的格子进行上架下架操作。鼠标悬浮于格子上时，提示可容纳盒数及已上架盒数。

上架可通过手动上架或扫码上架，当需上架/下架的档案盒恰好在同一库房内，在未选择操作方法时，货架位置可切换，选择操作方法后将禁用切换货架位置，需点击返回按钮到选择操作方法页面，再切换查看及操作其他货架位置数据。

5.3.2.1.手动上架

点击手动上架时，显示未上架的档案盒，选择对应需要上架的盒号，点击上架保存进行手动上架操作，点击返回可退出手动上架操作。

5.3.2.2.扫码上架

选择扫码上架时，请确认光标在该输入框内，且保证当前输入法为英文状态，扫码完成的显示在下方列表内，选择后点击上架保存，点击返回可退出扫码上架操作。

5.3.3.下架

5.3.3.1.手动下架

选择对应的档案盒号，点击手动下架保存进行档案盒的下架操作。