档案馆学生档案调档须知

一、 档案馆的学生档案调档范围

 由于学生（全日制本、专科生）个人原因，个别学生的学籍档案滞留学校五年以上（不含五年），其调档手续在档案馆办理。

特别注意：

1. 五年以内（含五年）年毕业学生及在校生的档案，请联系学生处电话021-38223158。

2. 因档案受法律保护，必须保证该工作的保密性、安全性、客观性原则：

 （1）相关业务咨询、办理均以邮件为准：按要求提供核实身份的信息。

 （2）档案严禁学生本人携带，只能“公对公”专递。

（3）我馆滞留学生档案属于“流动人才”类型（大学生身份已经失去），须开具调档函调档。同时要求调档学生须与档案接收单位确认接收“邮政局高校学生档案专用EMS”寄送的学生档案，以确保学生档案专递中的安全性。

二、 档案馆的学生档案流程及格式

 （一）工作邮箱：zhdas@sdju.edu.cn；

 （二）邮件主题：“姓名”+“毕业年份”+“查询个人档案去向”

 （三）邮件内容主要包括：

1. 需提供以下信息

 （1）进校年份；

 （2）毕业年份；

 （3）二级学院名称；

 （4）班级号；

 （5）身份证号；

 （6）学生本人手机号。

2. 附件

 （1）学生本人身份证原件正反面电子版（.JPG格式）

 （2）毕业证电子版（.JPG格式）

 老师将在10个工作日内邮件回复个人档案是否在校、调档流程等。