上海电机学院档案馆简介

一、建立与发展

      上海电机学院档案馆的前身是学校档案室，隶属于校长办公室。2002年7月成立综合档案室，仍隶属于校长办公室。2011年，临港校区一期工程正式启用后，综合档案室由闵行校区整体搬迁至临港校区图书馆6楼。2017年9月，学校决定在综合档案室的基础上建立档案馆，与图书馆合并建制，隶属于学校二级机构。2024年9月，档案馆整体搬迁至文理楼一楼。

      2003年1月 ，学校综合档案室被上海市档案局评为市级先进单位。2006年7月，学校被上海市档案局评为上海市“四五”档案法制宣传教育先进集体。2011年2月，学校被授予“上海电气系统档案工作先进集体”和“上海电气系统档案‘五五’普法工作优秀单位”荣誉称号。2011年11月，学校综合档案室顺利通过了“上海市教委、上海市档案局关于开展贯彻《高等学校档案管理办法》工作情况”的实地检查，综合评定等第为“优”。

二、库房与馆藏

      档案馆现有建筑面积约505平方米，其中库房八间，共461平方米，做到办公、查档、库房三分开。库房目前有密集架三联9列、四联100列，均按要求配备了恒温恒湿控制系统和安防监控系统。

      馆内现藏有4个全宗，即：上海电机学院（含原上海电机高等专科学校）全宗、上海市机电工业学校全宗、上海机电工业职工大学全宗、上海市第一机电工业局职工大学闵行分部全宗。收藏档案分为党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等12个门类。

三、管理与运行

      档案馆根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《上海市档案条例》，结合本校实际，制定了《上海电机学院档案管理办法》《上海电机学院综合档案立卷归档工作指导意见》等文件。在档案的查阅利用上，编制了《案卷目录》《全引目录》《文档目录对照》《专题目录》等检索工具。

      2023年，档案管理系统软件升级为最新版的电子档案管理系统软件，建成档案管理系统、档案利用预约办理系统（包含PC端和移动端）、电子档案归档平台、自助打印系统、智慧档案馆大数据分析平台等多项业务系统，践行“让信息多跑路，让师生少跑腿”一网通办的服务宗旨。