档案馆（校史馆）
档案管理系统
部门档案专管员操作手册
前置条件：浏览器推荐使用谷歌内核浏览器、IE11版本以上浏览器。
打开系统登录界面后，见图11-1：
图11-1
输入用户名、密码，点击【登录】按钮，进入系统首页，见图11-2：
图11-2
点击首页右上方的【用户姓名】-【个人信息】，可进行用户信息修改。见图11-3、图11-4：
图11-3
图11-4
可通过验证原密码的方式来修改新密码，输入的新密码校验通过后，输入二次确认密码，保存后修改为当前新输入的密码。见图11-5：
图11-5
点击首页右上方的【用户姓名】-【安全退出】，系统将注销当前用户并返回登录页面；或直接关闭网页浏览器系统也将注销当前用户，见图11-6。
图11-6
系统设置方式为点击菜单自动打开新的标签页面，可以多个标签页面叠加显示，以方便多种操作的切换。见图11-7：
图11-7
右侧的标签选项下拉按钮可以选择【关闭所有】标签页，或者【关闭其他】除当前页面的所有标签页。见图11-8：
图11-8
点击上方主菜单栏的【全屏】按钮，即可实现全屏预览操作，点击键盘上ESC按键可以返回。见图11-10：
图11-10
点击首页右上方的“用户姓名->队列任务”，打开队列任务页面，可查看文件下载状态。见图11-11、图11-12：
图11-11
图11-12
点击首页右上方的按钮，打开评价内容填写页面，填写的评价信息在评价管理中可查看。见图11-13：
档案库是档案管理利用的最终库，是由整理库归档过来的档案案卷。此管理库除了保存最终的档案案卷外，还提供对外的查询、利用等功能。点击左边主菜单上的【档案管理库】，可看到对应的库节点（点击库节点可查看库节点下所有档案数据），点击下方的标签节点，即可查看对应的档案条目。见图11-22：
图11-2
2.1.1.查询
点击档案库上方菜单上的【查询】按钮，可以选择相关字段或多字段筛选查询结果，并可以增加查询条件。见图11-22：
图11-22
例如：筛选出【归档单位】为【档案馆】（或包含【档案馆】）的档案条目数据，点击第一组中的选择项下拉选中【归档单位】，条件关系选择【包含】或【=】（【包含】即数据中包含此输入项，【=】即数据等于此输入项），右侧输入项填写【档案馆】，完成后点击右侧的【搜索】按钮进行查看。若有多个条件，可在第二行选择【并且】或者【或者】，【并且】表示多个条件同时满足可查询到，【或者】表示两个条件满足一个即可查询到。
若需要重新编写，可点击右侧【重置】按钮清空搜索，见图11-24、图11-25、图11-26。
图11- 4
若无需搜索，可重置后再次点击【查询】按钮。收回多功能搜索框。
图11-5
图中框出右上角的按钮依次为【快速检索】、【刷新】、【重置】，点击【快速检索】，输入后按下电脑回车键，可进行快速检索。点击【刷新】按钮可刷新此页面，点击【重置】按钮可清除搜索条件或快速检索中的值，并刷新数据页面。
图11-6
附加：左侧选择框为选择档案字段，中间选择框为查询字段与查询内容的关系，右侧字段是查询内容；
其中【包含】指的是右侧输入的内容包含在档案条目的字段值里；例如左侧选择【档号】，中间选择【包含】，右侧输入【2022】，即搜索档号中包含2022的档案条目；
同理，【不包含】指的是右侧输入的内容不包含在档案条目的字段值里；
【为空】指的是查询左侧选择的档案字段内容为空的档案条目，例如左侧选择【备注】，中间选择【为空】，即查询备注不为空的数据（选择为空时，右侧无需再输入查询内容值）；
同理，【非空】指的是查询左侧选择的档案字段内容不为空的档案条目（选择非空时，右侧无需再输入查询内容值）；
【=】指的是精准查询，右侧输入的内容等于档案条目的字段值；例如左侧选择【年度】，中间选择【=】，右侧输入【2022】，即搜索年度等于2022的档案条目；
同理，【!=】指的是精准查询，右侧输入的内容不等于档案条目的字段值；
【<】、【<=】、【>】、【>=】指的是区间查询，左侧选择【年度】，中间选择【<】，右侧输入【2022】，即搜索年度小于2022的档案条目，其他同理。
2.1.2.添加条目
2.1.2.1.新增档案条目
此功能用于在预立卷中新增档案条目，到对应的档案节点或标签的预立卷下，点击【新增】按钮即可弹出新增条目界面，完善其相关信息后点击【保存】按钮即可实现添加案卷操作。对于所选择插入点的案卷以下档号对应规则上均“+1”（没有编写档号规则的除外）。
【保存并新增下一条】按钮功能即无需保存后重新点击【新增】按钮弹出新增条目界面，直接保存后继续弹出空白界面进行输入。
【保存并复制至下一条】按钮功能即保存此条档案条目数据后，将前一条的数据回传至下一条中，修改部分数据可直接进行保存。
【保存并添加卷内】按钮功能即在保存档案条目数据后，跳转至本条档案的卷内，并打开卷内的新增卷内条目页面，见图11-28。
图11-7
图11-8
点击下图中按钮可查看案卷对应的卷内，悬浮于上可查看对应案卷的卷内数量，见图11-29。
图11-9
【卷内目录】页签下即所有卷内条目，查询功能同上，见图11-40。
图11-40
2.1.2.2.新增卷内条目
当需要在案卷条目中加入卷内条目，点击对应的案卷条目所在行的操作栏中的【查看卷内】按钮，进入案卷对应的卷内目录，见图11-41。
图11-41
点击其中的【新增】按钮，打开新增卷内条目表单，填写对应的序号和其他卷内条目数据。点击【保存】按钮卷内保存后退出。
【保存卷内并新增下一条】按钮功能即保存此条卷内后打开新增一条卷内数据。
【保存卷内并复制至下一条】按钮功能即保存并复制此条卷内，用于新增一条相似卷内数据，见图11-42.图11-42。
图11-42
图11-2
2.1.3.编辑条目
2.1.3.1.编辑案卷条目
此功能用于在修改指定的档案条目，选择要修改的案卷，点击【编辑】按钮即可弹出编辑界面，完善其相关信息后点击保存即实现案卷修改操作，见图11-44。
图11-44
2.1.3.2.编辑卷内条目
此功能用于修改指定的卷内条目，（在对应案卷的卷内目录下或卷内目录下）选择要修改的卷内条目，点击【编辑】按钮即可弹出编辑界面，完善其相关信息后点击保存即实现卷内条目修改操作，见图11-45、图11-46。
图11-45
图11-46
2.1.4.删除条目
2.1.4.1.删除案卷条目
此功能用于删除指定的档案条目，选择要删除的案卷，点击【删除】按钮，即可弹出删除对话框，点击【确定】按钮，即实现案卷删除操作，见图11-47。
图11-47
2.1.4.2.删除卷内条目
此功能用于删除指定的卷内条目，（在对应案卷的卷内目录下或卷内目录下）选择要删除的卷内，点击【删除】按钮，即可弹出删除对话框，点击【确定】按钮，即实现卷内删除操作，见图11-48。
图11-48
2.1.5.导入
导入分为导入案卷、导入案卷+卷内和导入卷内，在预立卷案卷目录的功能菜单中点击【导入】按钮，可以导入外部整理好的案卷数据(或案卷数据+卷内数据)，卷内目录下的功能菜单中点击【导入】按钮，可以导入外部整理好的卷内数据，见图11-49：
图11-49
2.1.5.1.导入案卷
点击【导入】按钮，选择【导入条目】，先下载模板，将数据整理至模板中，导入案卷为单个sheet，见图11-50。
图11-50
再将整理好的文件上传，点击【上传文件】按钮，进入【校验字段】页面，其中包括字段名（系统中字段名），Excel标题名（Excel中表头），导入类型（导入类型分为常规(默认)和原始值，若常规值在系统中有对应的词典数据，将转换后存入数据库中，若选择原始值，将把字段对应的值直接存入数据库中）将Excel中与系统中的字段进行匹配，确认后点击【执行导入】按钮进行导入。当进度条为绿色时，表示导入已成功，可点击【关闭】按钮关闭若导入数据在系统中已存在，会提示数据重复。见图11-51、图11-52、图11-52、图11-54、图11-55：
图11-51
图11-52
图11-2
图11-54
图11-55
2.1.5.2.导入案卷+卷内
点击【导入】按钮，选择【导入条目（案卷+卷内）】，先下载模板，将数据整理至模板中，导入案卷+卷内为两个sheet，第一个sheet为案卷信息，第二个sheet为卷内信息（第二个sheet中对应的唯一字段信息项需要在第一个中有值对应（例如档号）），见图11-56。
图11-56
再将整理好的文件上传，点击【上传文件】按钮，进入【校验字段】页面，其中包括案卷目录和卷内目录，需要分别对应两个页签下的：字段名（系统中字段名），Excel标题名（Excel中表头），导入类型（导入类型分为常规(默认)和原始值，若常规值在系统中有对应的词典数据，将转换后存入数据库中，若选择原始值，将把字段对应的值直接存入数据库中）将Excel中与系统中的字段进行匹配，确认后点击【执行导入】按钮进行导入。当进度条为绿色时，表示导入已成功，可点击【关闭】按钮关闭若导入数据在系统中已存在，会提示数据重复（效果同上）。见图11-57、图11-58：
图11-57
图11-58
2.1.5.3.导入卷内
卷内目录导入区分是否根据分类自动生成序号。（仅在卷内目录页签下），见图11-59
图11-59
若案卷目录对应的卷内目录的大批量数据已导入，需要在原来的基础上继续补充部分卷内目录，在卷内目录目录下，点击【导入】按钮，选择【导入条目】，导入是否根据分类自动生成序号选择是，先下载模板，将数据整理至模板中，导入的卷内文件为单个sheet（对应案卷目录的字段必填，类号必填，其他字段可修改限制是否必填）。其中导入的卷内目录中，类号必填（类号：【分类名称】-【序号】）（其中分类名称部分必须精准，序号部分可填入较大数据，例如01-500），由系统自动查询当前分类名称下最大序号并+1，后台重新修改类号，并拆分生成分类名称和序号。
在卷内目录下，点击【导入】按钮，选择【导入条目】，先下载模板，将数据整理至模板中，导入的卷内文件为单个sheet，见图11-60、图11-61。
图11-60
图11-61
点击“导入”按钮，选择导入批次查询，即可查看导入条目的操作情况，点击查看按钮，可查看当前导入的条目信息。见图11-62：
图11-2
2.1.6.打印
此功能主要用于打印档案的案卷目录、案卷封面、案卷移交目录、归档文件目录等。选中需要打印的案卷，并点击上方菜单上的【打印】按钮，选中需要打印的目录项即可打印（打印目录可配置）。见图11-64、图11-65：
图11-64
图11-65
2.1.7.批量修改
该功能用于对部门归档档案的批量修改，包括上传压缩包、数据批量修改、原文批量删除、原文批量挂接及批量下档号等。可以先批量选择对应的著录件或卷，点击【批处理】按钮选择对应的操作即可。见图11-66：
图11-66
2.1.7.1.批量上传
针对已经整理好的案卷可以批量上传完成立卷，此功能支持识别文件夹名做卷名文件名做卷内名称。点击【批处理】-【上传压缩包】选择整理好的压缩包确认即可。见图11-67：
图11-67
2.1.7.2.原文批量挂接
针对已经数字化的纸质档案可以通过命名规则做原文的批量挂接。挂接分为案卷目录挂接和卷内目录挂接，分别在案卷目录页签下和在卷内目录下点击【批处理】-【原文批量挂接】。
当挂接案卷的文件时，先在预立卷的案卷目录页签下按照条件筛选，勾选需要进行挂接的档案条目，点击【批处理】-【原文批量挂接】，跳出批量挂接表单，选择其匹配字段、挂接方式匹配方式和数据预处理方式，点击【开始挂接】即可实现自动批量挂接。（若需分批次挂接，请将原文先整理成多个文件夹，再依据子文件夹路径依次进行挂接），见图11-68
图11-68
其中文件名对应匹配规则字段为档案的相关数据，例如案卷目录文件名为【档号】，则在匹配字段中选择对应的字段【档号】，见图11-69；
图11-69
当挂接卷内目录的文件时，先在预立卷的卷内目录页签下按照条件筛选，勾选需要进行挂接的卷内条目，点击【批处理】-【原文批量挂接】，跳出批量挂接表单，选择其匹配字段、挂接方式匹配方式和数据预处理方式，点击【开始挂接】即可实现自动批量挂接。（若需分批次挂接，请将原文先整理成多个文件夹，再依据子文件夹路径依次进行挂接）
若文件名包含有多个字段，可按照规则选择中间的连接符，例如卷内文件为“档号-类号-流水号”，则在匹配字段中依次选择对应的字段【档号】、【类号】、【文件序号（无意义）】（可多选），右侧选择中间连接符【-】，见图11-70。
图11-70
选择挂接方式为【上传挂接】时，需要将文件上传至左侧框中，成功后显示在右侧的【待上传文件列表】中（若开启文件夹上传，则在上传文件框中选定文件夹，确认后，文件夹内待上传文件在右侧列表中显示），见图11-71。
图11-71
当挂接方式选择【服务器挂接】或【FTP挂接】时，需要填写目标路径，见图11-72，例如：/archive-file/upload/xxxxx。
图11-72
使用服务器挂接时需要将文件先传至服务器/archive-file/upload文件夹下方。
操作如下：
打开工具WinSCP，输入对应的主机名、端口号、用户名和密码后登录，成功后，右侧为服务器路径文件夹，左侧为本机电脑。点击图中按钮服务器路径可直接退回到根节点，找到对应根节点下的archive-file文件夹，双击进入文件夹后创建或找到对应的上传文件夹。在左侧个人电脑中找到对应的文件夹，右击点击上传中的上传，出现上传路径（前面已找好，可直接确定进行上传），见图11-72、图11-74、11-75
图11-2
图11-74
图11-75
当匹配方式为一对一时，匹配规则字段与待上传文件名一一对应；当选择条目、文件多对一时，多个条目（匹配规则字段）对应一个文件；当选择条目、文件一对多时，多个文件对应一个条目（匹配规则字段）。
当数据预处理选择【追加挂接】时，直接在匹配的条目上进行原文挂接；当选择【清除旧挂接原文后挂接】时，会删除对应条目中所有挂接的原文，再将新文件挂接至条目中；当选择【清除旧原文后挂接】时，会删除对应条目中所有原文，再将文件挂接至条目中。选择好上述挂接规则后（匹配规则字段，挂接方式，目标路径（服务器挂接时必填），匹配方式，数据预处理），点击【开始挂接】进行挂接，见图11-76。
图11-76
2.1.7.3.原文批量删除
针对原文批量挂接出现错误的可以选择对应挂接出错的案卷，点击【批处理】-【原文批量删除】即可把挂接错误的原文批量删除，从而方便重新挂接（谨慎操作），见图11-77。
图11-77
2.1.7.4.数据批量修改
若一批数据的字段需要一起更新，则勾选这批数据后点击【批处理】-【数据批量修改】，出现批量修改表单，选择修改字段和修改后的值后，点击【保存】按钮进行保存，点击【取消】按钮取消修改，见图11-78。
图11-78
2.1.7.6.批量生成档号
若数据还未生成档号，则勾选后点击【批处理】-【批量生成档号】，按照档号生成规则填写对应的信息（其中案卷号一般填写为这批数据的起始案卷号），点击【批量生成档号】后台拼接并存入，见图11-80。
图11-80
2.1.7.8.批量下载文件
如需要下载多条案卷数据，则勾选需要下载的案卷数据，点击【批处理】-【批量下载文件】，选择需要下载的字段，选择文件命名方式，点击执行下载任务，即可在队列任务中查看下载的数据，见图11-82。
图11-82
2.1.8.原文上传
在档案管理库页面，点击指定的档案库，在对应的档号前，点击【原文上传】按钮，弹出原文上传对话框，可以上传本地文件。（50M以内的文件可使用【普通上传】，超过大小的文件可点击【超大文件上传】页签，进行大文件上传），见图11-82、图11-84
图11-2
图11-84
2.1.9.原文预览
在档案管理库页面，点击指定的档案库，在对应的档号前，点击【原文预览】按钮，进入原文预览页面，见图11-85。
图11-85
多页的可以点击左上角的菜单按钮，即可展示原文列表，点击对应的文件，即可预览文件内容，见图11-86。
图11-86
2.1.10.导出
若系统中的数据需要导出为excel时，先筛选并勾选需要导出的部分档案数据，再点击功能中的“导出”-“导出条目”进行导出，案卷和卷内档案条目需要分开导出，案卷档案条目在案卷目录下导出，卷内档案条目在卷内目录下导出，选择需要导出的字段，点击确定导出按钮，即可导出勾选的档案数据，文件格式为XLSX格式，见图11-98、图11-99。
图11-98
图11-99
插入功能可分为在此处之前插入和在此处之后插入。（前提条件：库结构管理中已配置字段排序）
①案卷目录插入：
当有部分案卷信息中间案卷号（序号）对应的数据遗漏时，例如案卷号为2的档案数据遗漏，目前对应案卷号为2的档案信息实际为案卷号为2的数据，且后续档案号已全部著录完成，可勾选遗漏数据的前一项，选择功能中的【插入】，插入方式选择【在此处之后插入】。
也可勾选遗漏数据的后一项，选择功能中的【插入】，插入方式选择【在此处之前插入】。填写内容后保存，其后续数据案卷号发生改变，见图11-101、图11-102。
图11-101
图11-102
②卷内目录插入（需要在案卷目录条目对应的卷内使用）
当有部分卷内目录中间类号对应的数据遗漏时，可勾选遗漏数据的前一项，选择功能中的【插入】，插入方式选择【在此处之后插入】。
也可勾选遗漏数据的后一项，选择功能中的【插入】，插入方式选择【在此处之前插入】。填写内容后保存，其后续数据类号发生改变，见图11-102
、图11-104、图11-105。
图11-2
图11-104
图11-105
2.1.12.移动
单个勾选需要进行上下移动的档案条目，点击功能下的【移动】按钮，跳出移动方式选择表单，若上移，需要有对应比所选档案的“案卷号”(或“件号”)小的数据，若下移，需要有对应比所选档案的“案卷号”(或“件号”)大的数据（请务必保证当前页面是按照“案卷号”（或“件号”）排序），见图11-106、图11-107。
图11-106
图11-107
2.1.13.复制
复制操作表示以当前选中数据为模板，生成最大“案卷号”或“件号”加1的档案数据，见图11-108、图11-109。
图11-108
图11-109
2.1.14.移除
当著录的案卷目录下的内容中发现有不需要的条目，可单个勾选后点击功能中的【移除】按钮，二次确认后，若出现其后续数据“案卷号”或“件号”是连续的，那么这组连续数据的“案卷号”或“件号”数值减小1，见图11-110、图11-111。
图11-110
图11-111
2.1.15.回收站
删除的数据在回收站中可查看，勾选后点击【还原】按钮可还原至档案条目中，见图11-112。
图11-112
将预立卷/整理库下的档案整理完成后，将档案数据进行提交审核入库操作
勾选状态为待归档的档案条目，点击“移交归档”-“提交审核”按钮，打开提交审核页面，选择审批人，点击提交按钮，此时档案条目的状态为待审核。如下图：
勾选状态为待归档的档案条目，点击“移交归档”-“提交入库”按钮，打开提交入库审核页面，点击提交按钮，此时档案条目的状态为待入库。如下图：
选择并勾选需要核查的档案条目，点击功能中的“数据检查”-“查重”，选择查重的字段，点击查重按钮，即可核查出选择的字段内容中是否有重复的数据，查重结果在当前页面可查看。如下图：
选择并勾选需要核查的档案条目，点击功能中的“数据检查”-“查漏”，默认查漏的字段为档号，点击查漏按钮，即可核查出选择的条目中是否有遗漏的数据，查漏结果在当前页面可查看。如下图：
第三章 利用中心
3.1全文检索
全文检索主要是针对档案库中成型档案的搜索查询，全文检索是一种模糊查询可以根据关键词做对应查询检索，点击导航栏上的【利用中心】-【全文检索】按钮即可打开全文检索界面，如下图：
3.1.1.批量下载文件
在全文检索中，可依据关键词快速查询相关档案数据，首先依据档案数据类型切换页签（案卷+文件、卷内、全部）。在下方的列表中勾选需要批量下载文件的相关档案，点击上方的【批量下载文件】按钮进行批量下载。
下载任务在右上角人员名称下的【队列任务】中查看，当状态为【执行成功】时，点击右侧操作栏中的【下载】按钮进行文件下载。
下载成功后，压缩包名称为当前队列任务的对象名称，压缩包中档案的文件夹由各个档案的【档号】-【案卷题名】组成。
