上海电机学院档案馆收集档案范围实施细则

为进一步明确学校档案收集范围，加强档案资源建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》、《全国档案馆设置原则和布局方案》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《高等学校档案管理办法》、《档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等档案工作有关法律法规和规定，制定本实施细则。

第一条 学校档案馆依法依规收集各院、部、处、室、中心及直属单位（以下统称“各归档或移交部门”）在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。各归档或移交部门应将列入收集范围的档案依法依规向校档案馆归档或移交。

第二条 学校档案馆收集的档案门类包括党群类、行政类、教学类、科学技术研究类、外事类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版类、财会类、死亡干部人事类、声像载体类档案及实物等。声像载体类档案包括照片、录音（像）带、幻灯片、磁盘、缩微胶片、光盘、硬盘等不同载体、形式的材料。上述档案包括纸质档案和与之对应的电子档案。

第三条 上级机关针对我校党务、群众工作的批复、通知以及需要贯彻执行的指导性公文，以及学校各党委部门、群众团体、民主党派等在党务、群众或党派工作、活动中形成的对日后工作具有查考利用价值的文件材料，列入校档案馆档案收集范围。

第四条 上级机关针对我校行政管理、人事管理工作的批复、通知和需要贯彻执行的指导性公文，以及各归档或移交部门在行政管理、人事管理工作中形成的、对日后工作具有查考利用价值的文件材料，列入校档案馆档案收集范围。

第五条 学校培养的学历教育学生的入学前档案、入学新生登记表、毕业生登记表、成绩表、学位授予材料、奖惩材料、健康表、党团材料、工作派遣单等，列入校档案馆档案接收范围。

第六条 学校组织或承办的下列重大活动、重要会议、重大事件中形成的档案（含声像载体类档案）列入校档案馆档案收集范围：

1.市级及以上领导在学校的公务活动；

2.国内外知名人士在学校的公务活动；

3.教育部对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

4.学校与省、市政府的重要合作活动；

5.学校承办的重大国际性会议、学术活动；

6.学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性活动（如校庆等）；

7.各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展并获奖的活动；

8.学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式；

9.其他具有较大社会影响的活动。

第七条 反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的档案，特别是与教师、学生权益相关的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第八条 反映学校科研管理活动的档案以及各类纵向、横向科研项目，其立项准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定（验收）阶段、成果申报阶段、应用转化阶段等过程中形成的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第九条 反映学校基本建设管理过程中形成的档案，新建工程项目和改、扩建及大修项目中有结构变动的工程项目档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十条 学校在设备管理过程中形成的档案列入校档案馆档案收集范围；作为学校固定资产的各种设备，在购置及报废过程中形成的档案，列入学校档案馆档案收集范围；全套随机技术资料以及在验收、调试、运行、使用、管理、维修、改进等过程中形成的档案由设备使用部门自行保管，其中目录清册及永久保存的档案列入校档案馆档案收集范围。

第十一条 学校在产学研过程中，设计、试制、生产、销售具有自主知识产权的产品时形成的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十二条 学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物的样书、样书审稿单等档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十三条 学校与国（境）外学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、国际会议、友好往来等活动中形成的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十四条 学校财会部门在财务管理和会计活动中直接形成的会计报表、账簿、凭证、工资清册等档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十五条 学校在编的教职员工死亡5年后，其人事档案列入校档案馆档案收集范围。

第十六条 反映学校教学、科研、管理、外事等活动和历史发展过程中形成的具有保存价值的照片（包括数码照片、底片）、录音（像）带、幻灯片、磁盘、缩微胶片、光盘、硬盘等不同载体的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十七条 学校及师生在工作或对外交流活动中形成的具有保存价值、纪念意义、收藏价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信及教学科研设备设施等，列入校档案馆档案收集范围。

第十八条 校档案馆在接收各归档或移交部门档案的同时，可收集有助于了解单位历史沿革和档案内容的各种资料。

第十九条 保存在其他机构或个人手中的有关我校的珍贵档案资料，校档案馆可通过接受捐赠、购买、代管、资源共享等方式开展收集工作。

第二十条 整体并入学校的单位，其并入前档案按照国家和本市有关规定，确定归属和流向。

第二十一条 列入校档案馆档案接收范围的档案，按照下列要求向校档案馆归档或移交：

1.党群、行政、出版、教学、外事、音像档案以及科研、设备、基建、财务等管理性档案应在形成之日的次年 6 月底之前完成归档；

2.学生的学籍材料应在学生毕业后5个月内完成归档；

3.科研、基建、设备等项目档案应在项目完成鉴定、验收后3个月内完成归档；

4.财务凭证、合同审批单可根据工作需要在部门留存2年，于第3年的6月底之前完成归档；

5.重大活动、重要会议、重大事件中形成的档案，在活动或会议结束后1个月内完成归档。

6.列入校档案馆接收范围的部门如撤销，其档案应在撤销后6个月内向校档案馆归档；如合并，合并前的档案应在合并后6个月内向校档案馆归档。

7.专业性较强或者需要保密的档案，经主管档案工作校领导审批同意后，可延长向校档案馆归档期限。

第二十二条 校档案馆一般接收保管期限为永久、长期、短期的档案。

第二十三条 列入校档案馆接收范围的单位，应按国家及《上海电机学院档案工作管理办法》和《上海电机学院综合档案立卷工作的内容和方法》中有关接收档案的要求，对拟归档档案进行保管期限的鉴定和整理加工，编制必要的检索工具，并依法对有关归档或移交的档案中不宜提供利用的部分提出限制利用意见。归档的档案须经校档案馆检查并符合接收要求后方能归档。

第二十四条 校档案馆应根据实际情况，对接收档案部门及档案主要门类进行调整、发布和实施，并依照本细则开展档案收集工作。

各单位（部门）归档档案主要门类一览表