档案利用制度

档案利用制度

   为规范利用档案，确保档案安全，特制订本制度。

   一、本制度档案利用范围为档案馆馆藏综合档案。档案利用方式包括查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具证明等。

   二、所有档案利用申请，须按照档案使用权限和审批规则，经档案馆审核同意办理，并履行登记手续。

三、校内外各单位和个人凭身份证、工作证及介绍信等合法证明，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已开放档案。境外组织或者个人利用档案，按照国家有关规定办理，并应当经上级主管机关介绍和档案馆同意。

四、校内部门利用档案，遵照“谁归档、谁利用”原则。利用本部门档案，须经本部门负责人批准；因工作需要确需利用非本部门档案，应经档案形成部门负责人和档案馆负责人批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应经学校保密工作部门批准。

五、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对相关档案享有优先使用和无偿利用的权利，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，档案馆应维护其合法权益。

六、学校设置阅档室，只限在阅档室内阅档，不得将档案带出阅档室。利用档案者应对档案的保密、安全和完整负责，严禁泄密、污损、涂改、剪贴、拆卷、圈划、眉批、增删、抽页、剪裁、转借和丢失。

七、档案一般不外借。确因工作需要外借，需按审批权限经领导审批方可外借，并按照要求填写《借阅档案登记表》。对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，须出具书面情况说明，报学校按规定严肃处理。

八、未经分管校长批准，任何组织或个人无权公布档案。重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。

九、利用者要求复印档案，在内容允许的前提下，由档案馆工作人员负责复印或监督复印。档案复制件应当加盖档案馆公章或专用章，方具有与原件同等效力。摘录档案应按原文照录，不得加注个人意见，并应注明档号、摘录人姓名和摘录日期，经档案工作人员复核并盖章。

         十、向社会团体及个人提供非公益性档案利用服务时，档案馆可按规定合理收取费用。档案服务费用应全部上缴学校。