各部门、各二级学院（部）：
为全面做好2020年度学校各类文件材料的收集归档工作，做到各类归档文件材料完整、齐全，根据国家、上海市档案法规及学校档案工作相关要求，学校档案馆于即日起至6月30日开展2020年度文件材料收集归档工作。现将相关事项通知如下：
一、收集归档范围
1.2020年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、产品、出版、财会等各类文件材料；
2.各部门往年应归而未归的各类文件材料；
3.各单位文件材料收集归档的具体范围，请按照《上海电机学院综合档案立卷工作的内容和方法（试行）》执行。凡2020年1月1日至12月31日期间产生的所有属于本单位归档范围的各类文件材料都应收集归档；
4.电子档案与纸质档案同步归档。凡反映学校重大活动、主要工作等且具有凭证性、依据性作用的文件材料必须实行纸质文件与电子文件双轨制收集归档，卷内目录、文件材料应同时提供电子版和纸质版各一套。（电子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，图像文件收集JPG格式，声像文件收集MP4格式。电子文件请刻录光盘后归档。）
二、收集归档要求
1.凡应收集归档的文件材料，各单位要努力做到各类文件材料完整、准确、系统和规范，并在规定时间内完成立卷归档任务；
2.各部门分管档案工作的领导应督促兼职档案员认真做好本单位立卷归档工作，确保归档文件材料的齐全、准确、完整，努力提高案卷质量；
3.各部门兼职档案员在文件材料收集、立卷过程中如有疑问或意见建议，请与档案馆潘若雯老师联系，联系电话：38223174；办公地址：图书馆621室。
三、归档时间及手续
1.3月19日至4月30日：部门档案收集并预立卷。
2.4月30日至5月30日：各部门归档材料移交档案馆。
3.6月1日至6月30日：档案馆整理移交档案并入库上架。
特此通知。
上海电机学院档案馆
2021年3月19日
友情提示：
1.请各部门严格按照规定时间做好归档材料收集、预立卷及移交工作，超过时限可能会影响部门的年终考核绩效。
2.文件材料移交归档时，请填写文件材料移交清单一式两份，由交接双方签字后各自存查。