上海电机学院综合档案立卷部门归档范围及保管期限表2

发布者:档案馆发布时间:2018-05-28浏览次数:236

11.审计处

分类号

序号

类目名称

保管期限

XZ13

1

上级有关审计工作的文件和对学校审计的情况及有关材料

长期


2

本校审计工作方面的规章制度

长期


3

审计工作计划、总结、审计调查材料、报告

长期


4

审计工作统计年报及重要报表

长期


5

重要会议记录

长期


6

专项审计报告

长期


7

获全国、市级、系统先进表彰材料(评选通知、申报表、 表彰决定)

永久


14.保卫处

分类号

序号

类目名称

保管期限

XZ14

1

上级及本校有关保卫安保、综合治理、安全生产、消防、政保、户政等工作的文件

长期


2

本校保卫工作规章制度

长期


3

本校保卫工作计划总结、调查材料、 统计报表及重要报表

长期


4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级批复、判决书

长期


5

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

长期


7

本校各类治安保卫表彰先进材料及声像材 料

长期


8

重要会议记录

长期


9

校保卫工作大事记

长期



12.后勤处

分类号

序号

类目名称

保管期限

XZ15

1

上级有关后勤工作的文件

长期


2

本校有关后勤工作规章制度。

长期


3

本校后勤工作计划、报告、总结、批复及调查 材料

长期


4

防震、防讯、三废治理、环保工作及校园绿化的文件材料

长期


5

校后勤处与合作单位签订的各类协议书、合同书及执行报告、总结材料

长期


6

物业管理合同、方案

短期


7

车辆工作的有关文件材料

短期


8

校园绿化工作的有关材料

短期


9

校舍综合管理材料

永久


10

教职工住房补贴材料

长期


11

办公家具合同审批表

长期


12

伙食工作的有关材料和伙食食堂民主管理委员会工作材料

短期


13

爱国卫生、医疗保健、计划生育、独生子女领证名册、献血工作计划、总结、规定、通知等文件

长期


14

师生员工健康状况体检表、调查材料及统计表

永久


15

处理重大突发性卫生防疫事件的计划、措施和总结

长期


16

后勤处工作大事记

长期


17

获得市级以上奖励的奖状、荣誉证书等

永久


14.基建处

: 综合工作

分类号

序号

类目名称

保管期限

JJ11


基建综合



1

上级有关基建工作的文件

长期


2

基建工作规章制度

长期


3

基建工作计划、总结、简报

长期


4

基建工作总体发展规划

永久


5

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久


6

基建工程财务预、决算(CK12

永久


7

全校性总体规划、设计总平面图

永久


8

地质勘探、地形测量材料

永久


9

水、电、气管道分布图

永久


10

工程项目招投标廉洁自律协议书

长期


11

关于土地征用(含私房产权证)、租借报告、合同 协议书及上级批复

永久


12

学校房地产权证

永久

JJ12


基建项目可行性研究



1

项目建议书及上级批复

永久


2

可行性研究报告

永久


3

项目评估

永久


4

环境预测、调查报告

永久


5

设计任务书及计划任务书

永久

JJ12


设计基础



1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质 图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久


2

总体规划设计文件、上级批复文件及设计图

永久


3

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久


4

水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

JJ12


设计文件



1

初步设计

永久


2

技术设计

永久


3

施工图设计

永久


4

技术秘密材料、专利文件

长期


5

设计计算书

永久


6

关键技术实验

永久


7

总体规划设计

永久


8

设计评价、鉴定及审批

长期

JJ12


工程管理文件



1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久


2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久


3

施工执照

永久


4

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暧供 应协议书

永久


5

产权证书

永久

JJ12


施工



1

a、土地施工文件:开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

短期


b、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长期


c、原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期


d、建筑材料实验报告 长期 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久


e、土建施工定位测量地质勘察

永久


f、土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图

永久


g、隐蔽工程验收记录

永久


h、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事 故处理报告

永久


i、工分项、分单位工程抽量检查、评定

长期


j、交工验收记录证明

长期


k、竣工报告、竣工验收报告

永久


2

a、设备及管线安装施工文件:开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

短期


b、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期


c、焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期


d、隐蔽工程检查验收记录 长期 强密、密闭性试验报告

长期


e、设备调试记录 短期 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期


f、系统调试、实验记录 长期 管线清洗、通水、清毒记录

短期


g、管线标高位置、坡度测量记录 长期 中间交工验收记录证明,工程质量评定

长期


h、竣工报告、竣工验收报告

长期


3

a、电气、仪表安装施工文件:开工报告、工程技术要 求、技术交底、图纸会审

短期


b、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期


c、调试、整定记录

长期


d、性能测试和校核

长期


e、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长期


f、操作、联动试验

短期


g、电气装置交换记录

短期


h、中间交工验收记录、工程质量评定

长期


i、竣工报告、竣工验收报告

长期

JJ12


竣工验收



1

竣工验收报告

永久


2

全部竣工图纸

永久


3

质量评审材料

永久


4

工程现场声像材料

永久


5

竣工验收会议决议文件

永久

JJ12


基建财务、器材管理



1

财务计划、年度计划

短期


2

工程概算、预算、决算(CK12

永久


3

主要材料消耗、器材管理

短期


4

交付使用的固定资产及房地产权证

永久




15.教务处

分类号

序号

类目名称

保管期限

JX1311


综合工作



1

上级下达的有关教学工作的指导性文件材料

长期


2

本校教学工作规章制度(包括教、管、学等方面制定的制度)

永久


3

本部门工作计划、总结;请示、报告;简报;教学工作调研

长期


4

本校教学工作例会会议记录及形成的会议决定、通报

长期


5

各类教学统计工作材料

长期

JX1312


学科建设



1

上级有关学科、专业设置的文件材料

长期


2

本校学科、专业设置及论证、评估、申报、审批及上级批复材料

永久


3

本校重点学科、专业建设、课程建设材料

永久


4

本校学科、专业建设计划、总结

长期


5

学科、专业建设情况统计报表

长期

JX1313


招生工作



1

上级有关招生工作的文件材料

长期


2

招生计划、规定、生源计划、招生工作总结

长期


3

各省市录取新生名册

永久


4

定向委培、代培、合同及学生名单

长期


5

招生简章、招生宣传材料

长期

JX1314


学籍管理



1

上级、本校关于学籍管理的文件材料

永久


2

学生在校期间成绩单

永久


3

在校学生名册和在校学生人数统计

永久


4

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、试读、退学等)

长期


5

学生毕业证书领取验印名册签收

永久

JX1315


课堂教学与教学实践



1

各专业教学计划、课程教学大纲

永久


2

各课程考试(考查)试卷、教学质量分析评比表

短期


3

校历、课程教学进度表、课程教学方案

长期


4

课程教学实习、实验、课外专业生产实习的计划、总结及有关材料

长期


5

社会专业调查、人文学科、社会实践、毕业设计(论 文)工作计划、总结及有关材料

长期

JX1316


学位工作



1

本校学位评定工作条例及学位评定工作计划、总结

长期


2

校学位委员会会议记录和会议决定

长期


3

校学位委员会授予各专业学士、硕士学位名册清单及领取学位毕业证书、学位证书签收验印名册

永久


4

优秀本科毕业生学士学位论文及评奖评审材料

长期

JX1317


毕业生工作



1

毕业生名册

永久


2

毕业证书签收(毕业生登记表)验印名单

永久


3

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期


4

毕业生合影照片、底片

永久

JX1318


教材工作



1

各专业学年(学期)使用教材目录清单

长期


2

自编、主编教材

长期


3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长期


4

其他有保存价值得自编参考资料

短期

备注:学科建设档案应在学科建设项目结题后3 个月内经教务处审核后,由学科建设项目组负责归档。


16.教学质量管理办公室

分类号

序号

类目名称

保管期限

JX1311

1

上级下达的关于教学质量工作的文件

长期


2

本校关于教学质量工作的规章制度

长期


3

本部门的工作计划、总结

长期


4

教学检查、评估和申报教学评奖材料(包括学科、 教材等)

长期


5

本校关于本科专业评估、年度质量报告等有关材料

长期


6

本校有关本科专业教学状态白皮书及教学基本状态数据

长期


7

大型教学工作研讨会及教学工作发展战略研讨会形成的文件材料和声像材料

长期


8

其他

长期


17.资产与实验室管理处(招投标办公室)

分类号

序号

类目名称

保管期限

XZ15


资产管理工作



1

上级有关资产管理工作的文件

短期


2

本校资产管理工作的规章制度

长期


3

本校资产管理工作计划、报告、总结、批复及调查材料

长期


4

资产管理工作大事记

长期


5

有关工作、活动的照片、磁带、光盘等声像资料

长期


6

获市级以上先进表彰的通知、决定、推荐表

永久

SB11


设备综合工作



1

上级有关仪器、设备管理的工作文件

长期


2

本校仪器、设备管理的规章制度

长期


3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

长期


4

本校仪器、设备购置计划、报告及经费方案

长期


5

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

长期


6

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计报表

长期


7

实验室建设、论证、评估、申报及批复

永久

SB12


仪器设备项目



1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

长期


2

上级或主管领导批复和准购批示

长期


3

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

长期


4

进口设备过程中有关的技术商务文件

长期


5

开箱记录及装箱单

长期


6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期


7

验收报告及文件材料

长期


8

索赔来往函件及结果文件

长期


9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存


10

使用、检修、故障事故记录(设备履历表)

与设备共存


11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存


12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

JX1311


实验室建设



1

上级有关实验室建设的文件材料

长期


2

本校有关实验室工作的重要通知、规定、请示、报告及批复

长期


3

实验室建设统计报表

永久


4

实验室建设的评比表彰材料

长期


18.科技处(上海电气中央研究院分院)

分类号

序号

类目名称

保管期限

KY11


综合工作



1

上级有关科研工作的文件及我校的上报材料

长期


2

科研工作的规划、计划、总结、报告

长期


3

科研管理工作的规章制度

长期


4

科技成果获奖文件及证书

长期


5

申报科学基金及有关批复

长期


6

本校科研成果汇编及获奖情况、统计年报

永久


7

本校获专利项目的名册、统计材料

永久


8

本校召开科技工作会议的文件材料

长期


9

参加社会学术团体集体会员单位部门和学会工作材料及学术活动论文、论著原件或出版物

长期


10

本校举办的学术交流会材料(纪要、日程安排、论文、声像等不同载体的文件)

长期


11

科技工作大事记

永久


12

本校与有关单位签订的科技服务协议书、合同书、 验收证明等

长期


13

科研管理统计年报表

永久

KY12


科研准备阶段



1

开题报告与课题调研论证材料

长期


2

科研项目计划任务书、合同、协议书

永久


3

课题研究计划、设计计划

长期


4

计划执行情况、计划调整或撤销报告

短期


5

课题投资和预决算材料

短期

KY12


科研实验阶段



1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

永久


2

数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果等)

永久


3

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久


4

研究工作阶段小结、年度报告

长期


5

配套的照片、底片、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久


6

样品、标本等实物的目录、照片(底片)

永久

KY12


总结鉴定阶段



1

研究报告、研制报告

永久


2

论文专著

永久


3

工艺技术报告

永久


4

技术决窍报告

永久


5

专家评审意见

永久


6

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)

长期


7

鉴定证书

永久


8

推广应用意见

长期


9

课题工作总结

长期

KY12


申报奖励阶段



1

科研成果登记表

永久


2

科研成果报告表

永久


3

科研成果奖励申报与审批材料

永久


4

科研成果获奖材料(奖励、奖章、证书)原件或影印件

永久


5

专利申请书或证书原件或影印件

永久

KY12


推广应用阶段



1

转让合同、协议书久

永久


2

生产定型鉴定材料

永久


3

成果被引用或投产后反馈意见

短期


4

推广应用方案及实施情况

长期


5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期


6

成果宣传报导材料

短期


7

对外学术交流材料

长期

备注:科研成果档案应在课题结题后 3个月内,经科技处组织并审核后,由各课题组负责归档。



19.工会

分类号

序号

类目名称

保管期限

DQ16

1

上级有关工会、妇女工作的文件

长期


2

校教职工代表大会文件材料(通知、名单、工作报告、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话、提案及处理意见、声像材料)

永久


3

校工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、 请示与批复

长期


4

校工会会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、小组讨论、重要提案及处理情况)

永久


5

表彰工会先进集体、“三八”红旗手等个人评审材料、名单、通知

长期


6

工会财务管理、经费收支、年度预决算及校工会经 审委工作材料

长期


7

校工会委员会会议记录、纪要、简报和《工程大教 工》刊物

长期


8

本校出席全国、市、科教委系统工代会、教代会、 妇代会代表名单、登记表等材料

永久


9

基层工会干部名册

长期


10

工会统计年报表

永久


11

工会组织机构情况、工会会员名册

长期


12

退管会工作、家属工作材料(困难、慰问等材料归此)

短期


13

工会大事记、年鉴

长期


20.团委

分类号

序号

类目名称

保管期限

DQ17

1

上级关于团的工作和学联的文件(针对本校的批复、通知)

长期(永久)


2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、小组讨论、提案及处理意见和大会通知的文件)

永久


3

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、小组讨论、提案 及处理意见和文件)

永久


4

本校团委工作、学生会工作计划、报告、总结及规章制度

长期


5

团委工作典型调查材料、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料(荣获全国、市青年突击手、突击 队(集体)称号材料归此)

长期


6

批准入团、离团材料及名单(团员出国留学、探亲 期间保留团籍的批复)

长期


7

团委、学生会会议记录、团委、学生会牵头组织的重大活动的有关材料及声像材料

长期


8

团干部名单、团员名册

长期


9

本校学生组织参与的各种学会、社团组织名称、名单、章程及社会活动、社会实践和挂职锻炼有关材料

长期


10

处分团员的材料及复查材料

长期


11

团委、学生会工作大事记

长期


12

本校团组织、专职干部统计年报表

永久


13

各分团委的有关材料

长期


14

本校团员出席全国、市、市科教委团代会、学联代表名单

永久


15

团委、学生会编发的刊物

长期


16

学生社团活动材料(章程、计划、总结及成果)

长期


17

团委会议记录

长期


18

校学生志愿者工作计划、总结和名单

长期


19

团委、学生会重要专题活动的请示报告、上级批复、 总结等文字材料及照片、录音、录像、光盘等声像 材料

永久